Збалансування часу та робочого навантаження

Головний редакторMandy Roscher Основний внесокMandy Roscher, Wanda van Niekerk, Kim Jackson, Jess Bell, Olajumoke Ogunleye and Tarina van der Stockt

Вступ(edit|edit source)

Тайм-менеджмент – корисна навичка. У сучасному напруженому житті з постійним спілкуванням і численними цифровими відволікаючими чинниками менеджмент часом може дозволити вам бути максимально продуктивними і запобігти надмірному стресу та вигоранню. Існує безліч стратегій та інструментів тайм-менеджменту і використання їх комбінації є потенційно найліпшим способом досягти оптимального успіху в менеджменті часом.

Збалансоване життя( edit | edit source )

Ziglar (2012) описує життя як колесо з сімома спицями. Кожна спиця становить важливу частину життя. Успіх в кожній спиці дозволить вам жити збалансованим і успішним життям. Кожна спиця пов’язана між собою. Вони можуть працювати разом або проти одна одної, залежно від того, як збалансоване колесо.(1)

Сім спиць (1)( edit | edit source )

  1. Фізична
  2. Сім’я
  3. Психічна
  4. Фінансова
  5. Особистісна
  6. Духовна
  7. Кар’єра

Ідея “колеса” життя полягає в тому, щоб оцінити кожну спицю за 10-бальною шкалою, де 1 – дуже погано, а 10 – чудово, а потім з’єднати лінії, щоб побачити, наскільки збалансованим є ваше коло. За допомогою цього графіка ви можете зосередити свою увагу на тих сферах, які не збалансовані.

Визначення пріоритетів( edit | edit source )

Перш ніж вирішити, як витрачати свій час, потрібно визначити, що є важливим. Існує кілька моделей оцінювання важливості та терміновості завдань.

Матриця Eisenhower та Covey( edit | edit source )

DecisionMatrix.png

Ейзенхауер і Кові використовують модель квадрантів, що представляє 4 сфери важливості та терміновості.(2)(3)(4)

  1. Термінові та важливі – негайні та важливі терміни
  2. Не терміново і не важливо – довгострокове планування і розвиток
  3. Термінове, але не важливе – негайне відволікання
  4. Не термінові, не важливі – непотрібні завдання

Завдання слід планувати відповідно до того, в якому квадранті вони знаходяться, і таким чином визначати їх пріоритетність.

Різниця між Covey та Eisenhower полягає в тому, що Eisenhower розглядав квадрант 4 як повну втрату часу, і всі види активності, що знаходяться в ньому, повинні бути ліквідовані. Тоді як Covey вважає, що квадрант 4 може містити деякі “веселі” аспекти життя і повинен бути збережений як спосіб підзарядки та оновлення.(5)

Принцип Pareto( edit | edit source )

“Принцип Pareto (також відомий як правило 80-20) стверджує, що для багатьох явищ близько 80% наслідків спричиняються 20% причин”.(6)

Понад століття тому італійський економіст Vilfredo Pareto помітив, що 20% населення володіють 80% землі. Саме з цього спостереження народилося правило 80-20. З тих пір воно застосовується до багатьох аспектів життя; наприклад, 20% ваших клієнтів приносять 80% вашого доходу.(6)(7)

Якщо вам потрібно виконати 10 завдань, часто лише 1 або 2 з них принесуть у 5-10 разів більше користі, ніж інші 8 або 9 завдань.(8) Визначення критично важливих завдань, які приносять 80% результату, може допомогти вам максимізувати потенціал вашої роботи та результативність. Цікаво, що ці ключові завдання часто є тим, що люди в кінцевому підсумку прокрастинують, і визначення їх пріоритетності та, можливо, делегування інших завдань може допомогти ефективно розпоряджатись своїм часом(5).

Правило 80-20 застосовується не в кожній життєвій ситуації і має використовуватися з обережністю.(9) Один з прикладів у сфері охорони здоров’я – нещодавнє дослідження, в якому вивчалося, чи відповідає розподіл витрат на тотальне ендопротезування кульшового суглоба і тотальне ендопротезування колінного суглоба принципу Pareto, і автори дійшли висновку, що не відповідає. Вони виявили, що ефективніше зосередитися на загальній популяції пацієнтів, а не на найбільш витратних пацієнтах (тобто найбільше витратних 20 відсотків).(10)

Теорія Pickle Jar( edit | edit source )

Теорія Pickle Jar (банки з-під огірків) розглядає життя як банку для огірків, наповнену камінням (найважливіші завдання), галькою (щоденні завдання середньої важливості) і піском (неважливі завдання, такі як телефонні дзвінки та сповіщення в соціальних мережах). Якщо спочатку наповнити банку піском, може залишитися місце для гальки, але не залишиться місця для важливих каменів. Однак, якщо спочатку покласти каміння, а потім гальку, це дозволить піску повільно просочуватися між ними, заповнюючи банку. По суті, ця теорія базується на шкалі переваг, де всі види діяльності розташовані в порядку пріоритетності.(11)

Теорія Pickle Jar радить планувати лише завдання з високим пріоритетом, а прогалини заповнювати менш важливими справами і навіть дозвіллям.(5)

Організація завдань( edit | edit source )

Після визначення “великих каменів” або важливих завдань легко організувати виконання цих завдань.

Делегування(edit|edit source)

“Суть менеджменту полягає в умінні виконувати завдання через інших”.(12)

Делегування корисне для будь-яких завдань, які потрапляють у категорію неважливих. Час є обмеженим ресурсом, і часто ліпше витрачати свій час на завдання, які можете виконати тільки ви, і делегувати інші завдання, які хтось інший може виконати так само добре.

Делегування – це навичка, яка є дуже цінною в організаціях та управлінських командах. Воно зменшує навантаження на менеджерів вищого рівня і створює відчуття розширення можливостей для працівників нижчого рівня. Правильне делегування надзвичайно корисне, але може бути пов’язане з певними ризиками.(12) Якщо делеговане завдання виконується погано, керівник все одно несе відповідальність за це завдання, і це може погано відобразитися на ньому.(12) Знання того, кому найкраще делегувати завдання і коли делегувати це завдання, є важливою рисою лідера.

План делегування може допомогти забезпечити успіх у процесі делегування.(9) Чітке визначення завдання, визначення відповідної особи для його виконання та надання їй конкретних вказівок щодо того, як його виконати – це хороший спосіб розпочати роботу. Під час виконання завдання важливо, щоб підлеглі відчували підтримку і були підстраховані. Наступний крок лідера – відпустити і дозволити людині продовжити виконання завдання, але завжди бути доступним для наставництва і порад. Нарешті, після того, як завдання виконано, варто подякувати і висловити подяку – це чудовий спосіб зміцнити сильний командний дух. Якщо, на жаль, завдання було виконано неякісно або був негативний результат, лідеру важливо взяти на себе відповідальність і забезпечити зворотній зв’язок та підтримку людині, яка, можливо, не впоралася з завданням.

Відтермінування або інкубація( edit | edit source )

Іноді ви можете бути перевантажені проєктом або завданням, і найліпше, що можна зробити в такій ситуації – це зробити крок назад від нього. Цей час, проведений поза проєктом, може бути корисним, оскільки дозволяє вашій підсвідомості обробити інформацію, яку ви засвоїли.(13) Для того, щоб відбулася інкубація, важливо, щоб завдання, яке виконується під час “перерви”, було відносно невибагливим і дозволяло розуму блукати.(13) Здається, що відволікання може насправді сприяти творчості, а перерва може поліпшити розв’язання проблем.(13)

Планування та документування завдань( edit | edit source )

Існує багато інструментів для планування та документування завдань. Ручні інструменти, такі як паперові щоденники та блокноти, все ще широко використовуються. Існує також кілька додатків та електронних рішень для ведення списків справ, управління календарем і відстеження часу.

Виконання завдання( edit | edit source )

Правило 2 хвилин( edit | edit source )

Якщо на виконання завдання потрібно менше 2 хвилин, просто зробіть його негайно. Час, який знадобиться на його планування, буде більшим, ніж час, який знадобиться на його негайне виконання.

Техніка Помодоро( edit | edit source )

Pomodoro Technique.jpg

Техніка Помодоро складається з 5 етапів(14)

  1. Планування на початку дня для прийняття рішення про активності на день
  2. Відстеження протягом дня для збору даних про витрачені зусилля та інші показники, що становлять інтерес
  3. Запис в кінці дня для складання архіву щоденних спостережень
  4. Опрацювання наприкінці дня для перетворення необроблених даних на інформацію
  5. Візуалізація в кінці дня, щоб представити інформацію у форматі, який полегшує розуміння та прояснює шляхи вдосконалення

Він названий так через використання кухонного таймера Pomodoro. Створюється список справ, і таймер використовується протягом 25 хвилин чистої роботи і 5-хвилинної перерви.(15) Протягом цих 25 хвилин не можна ні на що відволікатися або відхилятися від поставленого завдання. Рекомендується дуже суворо дотримуватися таймінгу 25 включення і 5 виключення, навіть якщо ви відчуваєте, що вам потрібно ще кілька хвилин, щоб виконати завдання. Коротка перерва у виконанні завдання допоможе вам повернутися і виконати наступні 25 хвилин з оптимальною продуктивністю.(14) П’ятихвилинна перерва не призначена для того, щоб відповідати на електронні листи або говорити про роботу з колегами. Це має бути момент відключення, який може включати такі речі, як глибоке дихання, коротка прогулянка або розтягування. Після кожного помодоро ви робите позначку біля свого списку справ, і це дозволяє вам в кінці дня відстежувати час, витрачений на конкретне завдання.

Після кожних 4 помодоро (25 хвилин) ви робите довшу перерву на 15-30 хвилин

Техніка помодоро проста і легка у використанні. Вона не завжди може бути практичною, оскільки зосереджена на усуненні відволікаючих чинників, що, наприклад, під час напруженого медичного прийому може бути неможливим.

Дві дивовижні години (16)( edit | edit source )

Як люди, ми, на відміну від комп’ютера чи машини, не можемо працювати стабільно кожну годину дня.

Josh Davis описує 5 стратегій, як створити оптимальні умови для 2 приголомшливих годин ефективності. Це не обов’язково має бути 2 години, а скоріше принцип використання вашого часу в оптимальний спосіб, що максимізує енергію.

  1. Розпізнавайте моменти прийняття рішень
    • Часто буває важко змінити те, що ви робите, посеред виконання завдання, тому спробуйте спланувати, що ви будете робити і що є найважливішим
  2. Керуйте своєю розумовою енергією
    • Деякі завдання вимагають більше розумової енергії, ніж інші. Намагайтеся виконувати завдання, які вимагають більшої зосередженості, в той час, коли у вас найбільше енергії
  3. Перестаньте боротися з відволікаючими чинниками
    • Для нашого мозку блукати – це природний інстинкт виживання. Спробуйте усунути всі непотрібні відволікаючі чинники і навчіться працювати зі своїм мозком, коли він блукає
  4. Використовуйте зв’язок між розумом і тілом
    • Дбайте про своє тіло за допомогою правильного харчування, фізичних вправ і сну
  5. Зробіть так, щоб ваш робочий простір працював на вас
    • Розрізняйте середовище, яке заохочує до мислення та роботи, і середовище, яке відштовхує та відволікає

Керуйте своєю енергією, а не часом( edit | edit source )

“Основна проблема довшого робочого дня полягає в тому, що час є обмеженим ресурсом. Енергія – це інша історія”.

Tony Schwarts і Catherine McCarthy описують, що енергія походить з 4 аспектів всередині людини: тіло, емоції, розум і дух. Виснаження енергії в будь-якій з цих 4 сфер призводить до низької продуктивності, стресу та вигорання. Зосередившись на методах відновлення кожного джерела енергії, людина може “перезарядити” себе, щоб мати енергію для роботи з максимальною віддачею.(17)

Саморефлексія( edit | edit source )

Саморефлексія важлива наприкінці будь-якого процесу. Це можливість проаналізувати свої емоції, переконання, досвід, думки та дії. Вона дає можливість дізнатися про сильні та слабкі сторони, про те, що потрібно розвивати, а що змінювати. Саморефлексія дозволяє критично оцінити будь-який процес, щоб визначити, чи варто продовжувати йти поточним шляхом, чи варто внести вирішальні зміни для забезпечення успіху.(9) У сфері охорони здоров’я вважається, що саморефлексія, як і оцінювання особистості, може надати медичним працівникам можливість поліпшити свої лідерські навички.(18)

Чинники, що знижують продуктивність( edit | edit source )

Відволікання та переривання( edit | edit source )

Соціальні мережі, електронна пошта, сповіщення на мобільний телефон. Хоча цифрова епоха дала нам так багато, вона також принесла величезну кількість відволікаючих чинників. Фільтрування цих відволікаючих чинників допомагає підвищити продуктивність. Блокатори додатків і веб-сайтів довели свою ефективність у підвищенні продуктивності та зосередженості (19).

Багатозадачність(edit|edit source)

Багатозадачність відбувається постійно. Багатозадачність може бути одночасною, коли 2 або більше завдань виконуються одночасно, або чергуватися, коли людина переключається між завданнями.(20) Багатозадачність також може бути добровільною, коли людина, яка виконує багатозадачність, вирішує, коли переключитися із завдання на завдання або за зовнішньою підказкою. Дослідження показали, що всі види багатозадачності призводять до збільшення часу на виконання завдань. Іноді до 34% повільніше. Також спостерігається зниження точності та збільшення кількості помилок.(20)

Прокрастинація(edit|edit source)

Прокрастинація означає “добровільну відстрочку запланованих дій, незважаючи на те, що очікується погіршення ситуації через затримку”.

Прокрастинація не вважається патологічним психічним станом, але важливо визначити, чи не призводить прокрастинація до дистресу, тривоги, міжособистісних проблем або депресії.(21) Існують різні теорії щодо того, чому люди прокрастинують. Деякі люди прокрастинують, тому що думають, що виконають завдання краще в останню хвилину або пізніше. Інша школа мислення вважає, що люди прокрастинують, тому що бояться результату завдання або самого завдання, або просто не впевнені, чи є у них можливості виконати завдання взагалі.(22)

70% студентів схильні до прокрастинації і близько 20% дорослих. Доведено, що прокрастинація негативно впливає на академічні результати, продуктивність і заважає людині розкрити свій потенціал.(22)

Наразі досліджень про те, як керувати прокрастинацією, небагато, але такі методи, як когнітивно-поведінкова терапія(21) та стратегії тайм-менеджменту,(23) довели свою ефективність.

Висновок(edit|edit source)

Тайм-менеджмент – це навичка, якої можна навчитися, яку можна розвивати і вдосконалювати. Існує безліч різних методів, моделей і теорій, і важливо, щоб кожна людина вибрала той метод, який найліпше підходить саме їй.

Посилання(edit|edit source)

  1. 1.0 1.1 Ziglar Z, Ziglar T. Born to Win: Find Your Success Code. AudioInk; 2012 Jan 26.
  2. Kennedy DR, Porter AL. The illusion of urgency. Am J Pharm Educ. 2022 Oct;86(7):8914.
  3. Murphy M, Pahwa A, Dietrick B, Shilkofski N, Blatt C. Time management and task prioritization curriculum for pediatric and internal medicine subinternship students. MedEdPORTAL. 2022 Feb 22;18:11221.
  4. Kharkheli M, Morchiladze Gi. The importance of having a goal for effective time management. International Journal of Management and Commerce Innovations. 2021;9(2):11-8.
  5. 5.0 5.1 5.2 Jinalee N, Singh AK. A descriptive study of time management models and theories. International Journal of Advanced Scientific Research and Management, Volume 3 Issue 9, Sept 2018
  6. 6.0 6.1 Dunford R, Su Q, Tamang E. The pareto principle. The Plymouth Student Scientist, 2014 7(1), p. 140-148.
  7. Alkiayat M. A practical guide to creating a Pareto chart as a quality improvement tool. Global Journal on Quality and Safety in Healthcare. 2021;4(2):83-4.
  8. Tracy B. Eat that frog!: 21 great ways to stop procrastinating and get more done in less time. Berrett-Koehler Publishers; 2007.
  9. 9.0 9.1 9.2 Giesbrecht J. Balancing Time and Workload Presentation Slides. Plus. 2019
  10. Lovse L, Poitras S, Dobransky J, Huang A, Beaulé PE. Should the Pareto Principle Be Applied as a Cost Savings Method in Hip and Knee Arthroplasty? J Arthroplasty. 2019;34(12):2841-2845.
  11. Obi OP, Nicholas IJ. Time Management Counselling Intervention for Undergraduate Students with Academic Stress. World Journal of Innovative Research. 2020;9(5):1-5.
  12. 12.0 12.1 12.2 Harvey M, Kiessling T, Banford CG, Buckley MR, Roberts F. Delegation revisited: how delegation can benefit globally-minded managers. International Journal of Physical Distribution & Logistics Management. 2014 Sep 30.
  13. 13.0 13.1 13.2 Baird B, Smallwood J, Mrazek MD, Kam JW, Franklin MS, Schooler JW. Inspired by distraction: Mind wandering facilitates creative incubation. Psychological science. 2012 Oct;23(10):1117-22.
  14. 14.0 14.1 Cirillo F. The pomodoro technique (the pomodoro). Agile Processes in Software Engineering and. 2006;54(2).
  15. Borchardt K, Kwong Z. Reforming academic culture through self-advocacy and community support. American Entomologist. 2022;68(3):24-5.
  16. Davis J. Two Awesome Hours: Science-based Strategies to Harness Your Best Time and Get Your Most Important Work Done. Harper Collins; 2015 May 5.
  17. Schwartz T, McCarthy C. Manage your energy, not your time. Harvard business review. 2007 Oct 1;85(10):63.
  18. Fletcher KA, Friedman A, Piedimonte G. Transformational and Transactional Leadership in Healthcare Seen Through the Lens of Pediatrics. J Pediatr. 2019 ;204:7-9.e1.
  19. Mark G, Iqbal S, Czerwinski M. How blocking distractions affects workplace focus and productivity. InProceedings of the 2017 ACM International Joint Conference on Pervasive and Ubiquitous Computing and Proceedings of the 2017 ACM International Symposium on Wearable Computers 2017 Sep 11 (pp. 928-934). ACM.
  20. 20.0 20.1 Douglas HE, Raban MZ, Walter SR, Westbrook JI. Improving our understanding of multi-tasking in healthcare: Drawing together the cognitive psychology and healthcare literature. Applied ergonomics. 2017 Mar 1;59:45-55.
  21. 21.0 21.1 Rozental A, Carlbring P. Understanding and treating procrastination: a review of a common self-regulatory failure. Psychology. 2014 Sep 10;5(13):1488.
  22. 22.0 22.1 Fernie BA, Bharucha Z, Nikčević AV, Marino C, Spada MM. A Metacognitive model of procrastination. Journal of affective disorders. 2017 Mar 1;210:196-203.
  23. Häfner A, Oberst V, Stock A. Avoiding procrastination through time management: An experimental intervention study. Educational Studies. 2014 May 27;40(3):352-60.


Професійний розвиток вашою мовою

Приєднуйтесь до нашої міжнародної спільноти та беріть участь в онлайн курсах для фахівців з реабілітації.

Переглянути доступні курси