Redazione originale – Jacquie Kieck
Contributori principali – Wanda van Niekerk, Jess Bell e Jacquie Kieck
La creazione di una fiorente attività di riabilitazione va oltre le competenze cliniche: gli imprenditori devono sviluppare una combinazione di competenze cliniche e di gestione imprenditoriale, oltre a conoscere l’economia sanitaria.(1) Tuttavia, sebbene ci sia un crescente bisogno di competenze imprenditoriali tra i professionisti della riabilitazione,(2) molti professionisti clinici non hanno una conoscenza sufficiente degli aspetti della gestione aziendale(3) quando aprono il proprio studio. Per passare con successo dal ruolo di professionisti clinici a quello di imprenditori, la maggior parte dei professionisti clinici dovrà sviluppare ulteriori competenze di gestione di imprese e studi clinici(4) che completano le loro competenze cliniche.
L’avvio di un’attività ha dei rischi finanziari associati e potrebbe comportare sfide finanziarie inaspettate. Prima di iniziare è necessario effettuare una ricerca e una pianificazione accurate, poiché “una ricerca insufficiente potrebbe portare a spese non necessarie”.(1)
La pianificazione finanziaria può essere un compito scoraggiante per un professionista clinico. Tuttavia, con il supporto adeguato di un team di esperti e una conoscenza sufficiente degli aspetti imprenditoriali acquisita attraverso la formazione,(1) può diventare più gestibile. Potrebbe essere utile stabilire ciò che non si conosce e cercare consiglio e supporto in quelle aree.
Un buon punto di partenza è la definizione di un budget. Si può lavorare con due budget: un budget di capitale o iniziale e un budget annuale o di costi di gestione.
Il budget di capitale coprirà le voci principali che devono essere finanziate per avviare la propria attività.(5) Solitamente si tratta di cose come i locali, le attrezzature (mediche e non) e gli eventuali veicoli.
Il budget annuale coprirà i “costi di gestione” della propria attività. Questo può includere i materiali di consumo, gli abbonamenti e le utenze (ad esempio, internet/wifi, telefono, etc.).
È importante riconoscere che una nuova attività non genererà immediatamente un reddito, quindi sarà necessario un capitale per coprire inizialmente i costi di gestione dell’attività. Bisogna considerare come verranno finanziati i costi del capitale. Ad esempio, il finanziamento potrebbe avvenire tramite un prestito, risparmi o contanti, una società finanziaria o richieste di finanziamento da parte di donatori o investitori.
È necessario consultare sempre un consulente di riferimento quando si valuta come ottenere un finanziamento.
Ci sono diverse considerazioni da fare quando si acquistano dei locali per la propria attività. Ad esempio, bisogna considerare le proprie fonti di finanziamento. Occorre stabilire da dove proverrà il finanziamento se si stanno acquistando dei locali per la propria attività (ad esempio, un prestito bancario, risparmi/contanti o una società finanziaria). Nel caso di un mutuo, potrebbe valere la pena di consultare un broker ipotecario per avere delle indicazioni, ma bisogna conoscere i tassi di prestito, i tassi di interesse fissi e variabili, etc.
I locali richiedono dei lavori di ristrutturazione o di miglioramento dell’accessibilità? Bisogna considerare le potenziali spese relative ai locali. Le domande da porsi includono: richiedono dei lavori di ristrutturazione? I parcheggi hanno bisogno di un miglioramento? L’accessibilità ai locali deve essere migliorata?
Se sono necessari lavori di ristrutturazione e di miglioramento, da dove verranno reperiti i fondi? Bisogna prendere in considerazione la possibilità di ottenere un prestito più alto (cioè superiore al prezzo di acquisto) per rendere i locali adatti al proprio scopo?
Occorre anche considerare se ci sono dei requisiti di registrazione e di zonizzazione. Bisogna considerare l’attuale registrazione della proprietà presso il comune. È necessario stabilire se la proprietà può essere utilizzata per gli scopi per i quali si vuole utilizzare. Ad esempio, se è registrata come proprietà residenziale, bisogna richiedere il diritto di gestire un’attività commerciale dalla proprietà? Non volete comprare una proprietà per poi scoprire di non poter svolgere la vostra attività in quella sede!
Dovete conoscere i requisiti del tipo di registrazione che state richiedendo, con le tempistiche per ottenerla, i costi e le regole specifiche del comune per i parcheggi. Ad esempio, se lo studio di riabilitazione è classificato come “ambulatorio”, potrebbe essere necessario avere un certo numero di posti auto per ogni sala di trattamento. Per saperne di più su questi requisiti, bisogna consultare la propria urbanistica e/o le linee guida del proprio comune. Rivolgersi a un avvocato o a un legale può aiutare ad assicurarsi di soddisfare tutti i requisiti di registrazione della proprietà.
Bisogna anche considerare i problemi di parcheggio e di accessibilità. I locali devono essere accessibili alla clientela. Ricordate che avrete stabilito il profilo della vostra clinica come parte del vostro business plan, quindi dovreste avere una buona idea delle esigenze di accessibilità della vostra clientela. Avrete anche preso in considerazione gli aspetti legali relativi alla gestione di una clinica di riabilitazione nei locali che avete scelto, in modo da comprendere i requisiti di accessibilità per le imprese come la vostra. Bisogna valutare i gradini, le rampe per sedie a rotelle, la larghezza delle porte (ad esempio, per l’accessibilità per le sedie a rotelle) e considerare se i servizi igienici sono adatti alla propria clientela. Occorre anche verificare che non ci siano pericoli per la sicurezza, come ad esempio un terreno irregolare, superfici mutevoli, aree coperte per l’accesso in caso di pioggia, etc. Non prendete un impegno finanziario per dei locali prima di aver accertato che siano accessibili ai vostri clienti e che soddisfino i requisiti legali per la vostra attività.
Ci sono diverse considerazioni da fare anche quando si affittano dei locali. Scoprite se ci sono dei costi di capitale iniziali, come un deposito o l’obbligo di pagare l’affitto in anticipo. Se si affitta uno spazio all’interno di un edificio, ad esempio una stanza in un ambulatorio di un medico di base, bisogna considerare gli stessi aspetti di accessibilità menzionati sopra.
Bisogna verificare se ci sono aree condivise, come ad esempio una reception comune. È importante scoprire quali sono i requisiti del proprio ente di regolamentazione in merito alla condivisione di un ufficio con altri professionisti. In alcuni paesi, un operatore sanitario può condividere uno spazio solo con un operatore registrato presso lo stesso ente di regolamentazione (ad esempio, un terapista occupazionale può condividere uno spazio solo con un terapista occupazionale).
Dovreste scoprire quale sarà il vostro contributo nella progettazione dell’edificio. Se venite spostati in un’altra stanza nei vostri locali in affitto, dovrete verificare se i vostri clienti/pazienti possono ancora accedere in modo sicuro all’area di trattamento che vi è stata assegnata. Dovrete inoltre verificare che i clienti possano accedere ai servizi igienici in modo sicuro.
Ci sono importanti considerazioni anche sulla sicurezza. Se si affitta una stanza, ad esempio in un ambulatorio di un medico di base, è importante sapere chi è il proprietario dell’edificio. Si tratta del medico di base o di un proprietario esterno? Dovrete capire con chi avete stipulato il contratto di locazione e, se il proprietario dell’edificio cambia, quali sono i vostri diritti.
I locali in affitto possono avere diversi costi aggiuntivi associati. Bisogna sapere se le spese di acqua, elettricità e wifi sono a proprio carico o se sono incluse nell’affitto. Se questi servizi sono inclusi nell’affitto, occorre valutare se il servizio offerto è sufficiente per le proprie esigenze aziendali. Ad esempio, se viene fornito il wifi, è abbastanza veloce da servire i sistemi di cui si ha bisogno per operare?
È importante fare una ricerca sui prezzi degli affitti e sui prezzi degli immobili nelle vicinanze. Bisogna considerare la posizione in relazione alla clientela che la propria attività servirà. Ad esempio, le stanze si trovano in un ospedale, in un centro commerciale o in una palestra? Dovreste quindi stabilire qual è la concorrenza nella zona e quali sono i servizi disponibili. Se ci sono ospedali, case di cura, strutture sportive o scuole, queste potrebbero essere potenziali fonti di rinvio?
Queste considerazioni possono far parte dell’analisi SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Strength) della propria impresa(7).
Ricordate che i vostri locali dovrebbero riflettere la vostra immagine professionale.
Se offrite le visite a domicilio, potreste dover prendere in considerazione un veicolo per il trasporto. Bisogna valutare se questo è finanziariamente sostenibile considerando il costo di ammortamento del veicolo. Inoltre, occorre esaminare la propria struttura di fatturazione per stabilire se si possono addebitare le spese per i trasferimenti e a quale tariffa. Alcuni finanziatori potrebbero consentire la fatturazione solo dopo un certo numero di chilometri, mentre altri potrebbero coprire il trasferimento dal primo chilometro.
Le attrezzature sono una spesa in conto capitale che bisogna mettere in preventivo. Dovrete stabilire se avete i fondi necessari per coprire i costi di installazione relativi alle attrezzature o se dovrete chiedere un prestito per finanziare i costi di acquisto delle attrezzature.
È importante stabilire di quale attrezzatura si avrà bisogno. Quali sono le attrezzature mediche essenziali per gestire la vostra clinica? Avete bisogno di determinati macchinari per poter fornire il vostro servizio? Di quali attrezzature non mediche avete bisogno? Le attrezzature non mediche potrebbero includere computer, mobili per la reception, materiali di consumo, abbigliamento e uniformi.
Dovrete anche assicurarvi che ci sia uno spazio adeguato per ospitare tutte le vostre attrezzature in modo sicuro.
Il vostro budget vi aiuterà a stimare i fondi necessari per coprire i costi di avviamento e di gestione iniziale della vostra attività. Da lì, potete pianificare come assicurarvi questi fondi. Bisogna chiedere la consulenza appropriata all’istituto di credito (banca o altro) e consultare un commercialista che aiuti a definire il proprio budget.
Nel marketing sanitario, i professionisti della riabilitazione promuovono servizi piuttosto che prodotti fisici. Si tratta di una caratteristica unica, in quanto i clienti non possono “vedere” il “prodotto” prima di acquistarlo. L’aspetto personale diventa molto importante qui e lo sviluppo della fiducia nella persona o nelle persone che forniscono il servizio è fondamentale.
Alcuni principi fondamentali del marketing sono ancora validi quando si tratta di comprendere il proprio pubblico di riferimento, definire il proprio marchio e utilizzare strategie efficaci per raggiungere i potenziali clienti. Watson et al.(3) hanno intervistato dei fisioterapisti che hanno avviato la propria attività e hanno riferito che la maggior parte di loro si sentiva impreparata ad affrontare le strategie di marketing nel momento in cui hanno iniziato. I partecipanti ritenevano che il passaparola e i siti web svolgessero un ruolo fondamentale nel loro marketing.(3)
Bisogna conoscere le norme e i regolamenti che regolano il proprio marketing professionale. I professionisti sanitari in alcuni paesi potrebbero essere soggetti a restrizioni di commercializzazione da parte dei propri enti di regolamentazione. Ad esempio, in alcuni paesi non si può scegliere qualsiasi nome per una clinica (ad esempio “Physiopedia Rehabilitation Centre”). Bisogna invece utilizzare il proprio nome nel nome della clinica (ad esempio “Joe Bloggs Physiotherapy”). Molti enti di regolamentazione forniscono linee guida professionali per la pubblicità su vari media, come la stampa o la radio, e hanno regolamenti specifici sulla segnaletica. Verificate con il vostro ente di regolamentazione le norme esatte.
Quando si progetta una strategia di marketing, è fondamentale considerare la propria clientela e le fonti di rinvio. Da dove provengono i vostri rinvii? Ad esempio, si tratta perlopiù di passaparola o provengono da altri professionisti? In alternativa, avete alcuni contratti che generano la maggior parte dei vostri rinvii da una fonte specifica o singola?
Dovreste riflettere sulle esigenze e sulle motivazioni del vostro pubblico di riferimento. Il cliente o paziente cerca direttamente i vostri servizi o qualcuno li cerca per suo conto (ad esempio, per pazienti pediatrici o geriatrici)?
Può essere molto utile sviluppare strategie per rafforzare le relazioni con le fonti di rinvio, soprattutto se la vostra base di clienti si basa molto sui rinvii. Dovete costruire relazioni significative con le vostre fonti di rinvio, instaurando un rapporto di fiducia e rimuovendo le barriere ai rinvii. A tal fine, è importante comprendere la persona dietro ai rinvii ed essere intenzionali nel promuovere le relazioni con coloro che rinviano.
È buona norma inviare una lettera di dimissione a tutti i pazienti rinviati. In questo modo non solo informate la persona che ha fatto il rinvio sugli outcome del paziente, ma la istruite anche sulla gamma di interventi e servizi che fornite (ad esempio, un medico di base potrebbe non sapere che un fisioterapista può fornire idroterapia o fisioterapia per la salute pelvica).
Quando si sviluppa una strategia di marketing, bisogna allinearla ai propri obiettivi e al proprio pubblico di riferimento. Dovete assicurarvi di evidenziare i servizi che fornite, la vostra posizione e la vostra specializzazione.
Come parte della vostra strategia di marketing, dovete garantire un percorso senza interruzioni dal contatto iniziale alla dimissione e creare un ambiente fisico confortevole e attraente per i clienti.
I social media possono essere un modo eccellente per rafforzare l’identità del proprio marchio, se il loro uso è consentito dalle norme di marketing del proprio ente di regolamentazione. Può essere utile investire in un sito web professionale con ottimizzazione dei motori di ricerca (SEO) per ottenere una migliore visibilità. Se non avete dimestichezza con il marketing, potreste voler considerare di assumere un consulente di marketing.
La struttura aziendale è l’entità legale sotto la quale opera un’azienda. Il tipo di entità scelta avrà un impatto sulla tassazione e sulle responsabilità legali. È importante valutare con attenzione questa scelta, in quanto influenzerà gli accordi tra gli stakeholder nell’impresa.
Di seguito sono riassunte alcune strutture di business comuni.
In questo modello, non esiste una distinzione legale tra l’individuo e l’impresa: l’individuo è l’impresa. Ciò significa che l’impresa non è un’entità legale separata e l’individuo è personalmente responsabile di tutti gli aspetti dell’impresa, compresi i debiti o le questioni legali.(10)
Questo modello prevede che due o più persone condividano le risorse, i profitti e le perdite, come previsto dall’accordo di partnership. L’impresa stessa non paga l’imposta sul reddito. I profitti vengono distribuiti ai soci, che poi pagano l’imposta sul reddito personale. I soci condividono anche la responsabilità personale per eventuali responsabilità aziendali.(10)
Un accordo di partnership dovrebbe essere redatto con l’aiuto di un legale. L’accordo dovrà riguardare dettagli fondamentali quali:(10)
Una società è legalmente separata dai suoi proprietari e offre una protezione di responsabilità limitata. Ciò significa che i beni personali dei proprietari non sono generalmente a rischio. Tuttavia, la costituzione e la gestione di una società possono essere complesse ed è importante ottenere una consulenza legale e finanziaria per determinare la struttura migliore per un’impresa.(10)
Ogni struttura aziendale ha le sue implicazioni finanziarie e fiscali. È importante esplorare queste implicazioni con un professionista del settore (ad esempio, un commercialista). Tra le aree chiave da considerare ci sono gli obblighi fiscali. Bisogna capire quando le tasse devono essere pagate, a quanto ammonta il debito e dove si può trovare una guida. Il titolare di un’impresa è responsabile della gestione e del pagamento delle tasse, a differenza di un dipendente, per il quale le tasse vengono in genere detratte automaticamente (ad esempio, PAYE – pay as you earn).
In alcuni paesi, le agenzie governative offrono consulenza e assistenza fiscale. Utilizzate queste risorse gratuite prima di pagare il supporto di enti privati.
È importante ottenere una consulenza sugli scaglioni e sui codici fiscali applicabili all’impresa, comprese le soglie di reddito per i vari obblighi fiscali. Alcuni paesi potrebbero imporre anche l’IVA (Imposta sul valore aggiunto) ed è necessario sapere se la propria attività si qualifica come fornitore di IVA. Questo determinerà se i costi dell’IVA possono essere trasferiti ai clienti o se l’impresa dovrà assorbire queste spese. Bilanciare queste responsabilità fiscali con le regole di fatturazione che governano la professione è essenziale per la pianificazione finanziaria.