Rédactrice originale– Jacquie Kieck
Principales collaboratrices – Wanda van Niekerk, Jess Bell et Jacquie Kieck
Le démarrage d’une entreprise de réadaptation prospère va au-delà de l’expertise clinique – les propriétaires d’entreprise doivent développer une combinaison de compétences cliniques et de gestion d’entreprise, ainsi qu’une connaissance de l’économie de la santé(1). Cependant, alors qu’il existe un besoin croissant en compétences de gestion d’entreprise parmi les professionnels de la réadaptation(2), de nombreux cliniciens n’ont pas de connaissances suffisantes en la matière(3), lorsqu’ils démarrent leur propre pratique. Pour réussir la transition de clinicien à propriétaire d’entreprise, la plupart des cliniciens devront acquérir des compétences supplémentaires en matière de gestion d’entreprise et de pratique(4) qui viendront s’ajouter à leur expertise clinique.
Le démarrage d’une entreprise comporte des risques financiers et des défis financiers inattendus. Des recherches et une planification minutieuses sont nécessaires avant de commencer, car « des recherches insuffisantes pourraient entraîner des dépenses inutiles(1) ».
La planification financière peut être une tâche décourageante pour un clinicien. Cependant, avec le soutien adéquat d’une équipe d’experts et des connaissances entrepreneuriales suffisantes acquises par le biais d’une formation,(1) cela peut devenir plus facile à gérer. Il peut être utile de déterminer ce que l’on ne sait pas et de demander des conseils et de l’aide dans ces domaines.
Un bon point de départ est l’établissement d’un budget. Vous pouvez travailler avec deux budgets : un budget d’investissement ou de démarrage et un budget annuel, ou un budget axé sur les dépenses courantes.
Le budget d’investissement couvrira les principaux éléments nécessaires au démarrage de l’entreprise(5). Il s’agit généralement d’éléments tels que les locaux, l’équipement (médical et non médical) et le(s) véhicule(s) éventuel(s).
Le budget annuel couvre les « frais de fonctionnement » de l’entreprise. Il peut s’agir de biens consommables, d’abonnements et de services (internet/wifi, téléphone, etc.).
Il importe d’être conscient qu’une nouvelle entreprise ne générera pas de revenus immédiatement et qu’un certain capital sera donc nécessaire pour couvrir les frais de fonctionnement de l’entreprise dans un premier temps. Il faut réfléchir à la manière dont les coûts d’investissement seront couverts. Par exemple, cela peut se faire par le biais d’un prêt, d’économies ou de liquidités, d’une société de financement ou de demandes de financement auprès de donateurs ou d’investisseurs.
Il faut toujours consulter un conseiller compétent pour savoir comment obtenir un financement.
L’achat d’un local pour l’entreprise doit tenir compte de plusieurs éléments. Par exemple, il faut tenir compte des sources de financement. On doit déterminer d’où viendra le financement si l’on achète un local pour son entreprise (par exemple, un prêt bancaire, de l’épargne/des liquidités ou une société de financement). Dans le cas d’un prêt, il peut être utile de consulter un courtier en hypothèques pour obtenir des conseils, mais il faut se familiariser avec les taux d’emprunt, les taux d’intérêt fixes et variables, etc.
Est-ce que le local nécessite des rénovations ou des aménagements pour en améliorer l’accessibilité ? Il faut tenir compte des dépenses potentielles liées au local. Parmi les questions à poser, citons : des rénovations sont-elles nécessaires ? Les stationnements doivent-ils être améliorés ? Doit-on améliorer l’accessibilité du local ?
Si des rénovations et des améliorations sont nécessaires, d’où viendra le financement ? Doit-on envisager d’obtenir un prêt plus important (c’est-à-dire supérieur au prix d’achat) pour adapter les locaux à l’usage que l’on veut en faire ?
Il faut vérifier s’il existe des exigences en matière d’enregistrement et de zonage. Il convient de tenir compte de l’enregistrement actuel de la propriété auprès du conseil local ou de la municipalité. Il faut déterminer si la propriété peut être utilisée aux fins souhaitées. Par exemple, si elle est enregistrée en tant que propriété résidentielle, faut-il demander le droit d’exploiter une entreprise dans cette propriété ? Personne ne veut acheter un bien immobilier pour s’apercevoir ensuite qu’il n’est pas possible d’y exploiter son entreprise !
Il est important de se familiariser avec les exigences du type d’enregistrement demandé, le délai d’obtention de cet enregistrement, les coûts impliqués et les règles spécifiques du conseil municipal en matière de stationnement. Par exemple, si la clinique de réadaptation est classée comme « clinique médicale », il se peut qu’un certain nombre de places de stationnement soit nécessaire par salle de traitement. Pour en savoir plus sur ces exigences, il faut consulter les directives de son service d’urbanisme et/ou de son conseil municipal. Faire appel à un avocat ou à un notaire spécialisé dans les questions immobilières peut aider à s’assurer que toutes les exigences en matière d’enregistrement des biens immobiliers sont respectées.
Il faut également prendre en compte les questions de stationnement et d’accessibilité. Le local doit être accessibles à la clientèle. Rappel : le profil de la clinique ayant été établi dans le cadre du plan d’entreprise, on devrait avoir une bonne idée des besoins de sa clientèle en matière d’accessibilité. On devra également avoir examiné les aspects juridiques de l’exploitation d’une clinique de réadaptation dans le local choisi, de sorte que l’on comprendra les exigences en matière d’accessibilité pour des entreprises comme la sienne. Il faut évaluer les escaliers, les rampes d’accès pour les fauteuils roulants, la largeur des portes (par exemple, pour l’accessibilité des fauteuils roulants) et vérifier si les toilettes sont adaptées à sa clientèle. Il convient aussi de vérifier s’il y a des risques pour la sécurité, comme un sol inégal, des changements de surface au sol, et s’il y a des zones couvertes pour l’accès lorsqu’il pleut, etc. On ne doit pas prendre d’engagement financier pour un local avant de s’être assuré qu’il est accessible pour les clients et qu’il répond aux exigences légales pour son entreprise.
Lors de la location d’un local, il y a également un certain nombre de considérations dont il faut tenir compte. Il faut se renseigner sur les coûts d’investissement initiaux, tels qu’un dépôt de garantie ou l’obligation de payer un loyer à l’avance. Lorsque l’on loue un espace à l’intérieur d’un bâtiment, par exemple un local dans une clinique de médecine générale, il faut prendre en compte les mêmes aspects d’accessibilité que ceux mentionnés ci-dessus.
Il convient de vérifier s’il existe des espaces partagés, par exemple une réception commune. Il est important de connaître les exigences de votre organisme de réglementation en ce qui concerne le partage d’un bureau avec d’autres praticiens. Dans certains pays, un praticien de santé ne peut partager un espace qu’avec un praticien enregistré auprès du même organisme de réglementation (par exemple, un ergothérapeute ne peut partager un espace qu’avec un ergothérapeute).
Il faut savoir dans quelle mesure vous pourrez participer aux décisions concernant la disposition du bâtiment. En cas de déplacement dans une autre pièce du local loué, il convient de vérifier que les clients peuvent toujours accéder en toute sécurité à l’espace de traitement attribué. Il faut également vérifier que les clients peuvent accéder aux toilettes en toute sécurité.
D’importantes considérations de sécurité entrent également en ligne de compte. Si un local est loué dans une clinique de médecine généraliste, par exemple, il faut se renseigner sur le propriétaire du bâtiment. S’agit-il du médecin généraliste ou d’un propriétaire externe ? Il faut savoir avec qui l’on signe le contrat de location et quels sont ses droits en cas de changement de propriétaire de l’immeuble.
La location d’un local peut entraîner divers frais supplémentaires. Il faut savoir si l’eau, l’électricité et le Wi-Fi sont à sa charge ou s’ils sont inclus dans le prix du loyer. Si ces services sont inclus dans les frais de location, il faut se questionner pour déterminer si le service fourni est suffisant pour les besoins de son entreprise. Par exemple, si le Wi-Fi est fourni, est-il suffisamment rapide pour desservir les systèmes dont on a besoin pour fonctionner ?
Il est important de se renseigner sur le prix des loyers et des biens immobiliers dans les environs. Il convient de tenir compte de l’emplacement par rapport à la clientèle à laquelle s’adresse son entreprise. Par exemple, les locaux sont-ils situés dans un hôpital, dans un centre commercial ou dans une salle de sport ? Il faut déterminer quelle est la concurrence dans la région et quels sont les services disponibles. S’il y a des hôpitaux, des maisons de santé, des installations sportives ou des écoles, ceux-ci pourraient-ils constituer des sources potentielles pour l’orientation des patients à sa clinique ?
Ces considérations peuvent faire partie de l’analyse FFPM (Forces, Faiblesses, Possibilités, Menace)(7) pour son entreprise.
Il est important de se rappeler que le local doit refléter son image professionnelle.
Si l’on propose des visites à domicile, il peut être nécessaire d’envisager d’avoir un véhicule à disposition. Il convient d’évaluer si cela est viable financièrement, en considérant le coût de la dépréciation du véhicule. Il faut également revoir sa structure de facturation pour déterminer si l’on peut facturer les déplacements et à quel taux. Certains bailleurs de fonds peuvent n’autoriser la facturation qu’après un certain nombre de kilomètres, tandis que d’autres peuvent couvrir le voyage dès le premier kilomètre.
Les équipements sont un coût d’investissement à budgétiser. Il faudra déterminer si l’on dispose des fonds nécessaires pour couvrir les frais d’installation liés aux équipements ou si l’on doit contracter un prêt pour financer le coût d’achat des équipements.
Il est important de déterminer les équipements dont on aura besoin. Quels sont les équipements médicaux indispensables au fonctionnement de sa clinique ? Est-ce que certaines machines sont nécessaires à la prestation du service ? Quels sont les équipements non médicaux dont on a besoin ? Les équipements non médicaux comprennent les ordinateurs, le mobilier de réception, les consommables, les vêtements et les uniformes.
Il faut également s’assurer qu’il y a suffisamment d’espace pour ranger tous les équipements en toute sécurité.
Un budget permet d’estimer les sommes nécessaires pour couvrir les frais de démarrage et de fonctionnement initial de l’entreprise. À partir de là, il est possible de planifier la manière de sécuriser ces fonds. Il convient d’obtenir les conseils appropriés du créancier (banque ou autre) et de consulter un comptable pour aider à établir son budget.
Dans le marketing de santé, les professionnels de la réadaptation promeuvent des services plutôt que des biens matériels. Cette méthode est unique en ce sens que les clients ne peuvent pas « voir » le « produit » avant de l’acheter. L’aspect personnel est alors très important, et la confiance dans la personne ou les personnes qui fournissent le service est capitale.
Certains principes fondamentaux du marketing s’appliquent toujours lorsqu’il s’agit de comprendre son public cible, de définir sa marque et d’utiliser des stratégies efficaces pour atteindre des clients potentiels. Watson et al.(3) ont interrogé des physiothérapeutes qui avaient créé leur entreprise et ont indiqué que la plupart d’entre eux ne se sentaient pas préparés à aborder les stratégies de marketing lorsqu’ils se sont lancés. Les participants ont estimé que le bouche-à-oreille et les sites web jouaient un rôle clé dans leur marketing.(3)
Il faut se familiariser avec les règles de marketing et les réglementations qui régissent le marketing professionnel. Dans certains pays, les professionnels de la santé peuvent être soumis à des restrictions de marketing par leur organisme de réglementation. Par exemple, dans certains pays, on ne peut pas choisir n’importe quel nom pour une clinique (par exemple, « Physiopedia Rehabilitation Centre »). En revanche, on doit utiliser son nom dans le nom de la clinique (par exemple, « Joe Bloggs Physiotherapy »). De nombreux organismes de réglementation fournissent des lignes directrices professionnelles pour la publicité dans divers médias, tels que la presse écrite ou la radio, et disposent de réglementations spécifiques en matière de signalisation. Il faut se renseigner auprès de son organisme de réglementation pour connaître les règles exactes.
Lors de l’élaboration d’une stratégie de marketing, il est essentiel de tenir compte de son clientèle et de ses sources de référence. D’où viennent les références ? Par exemple, s’agit-il principalement de bouche à oreille ou d’autres professionnels ? Ou encore, détient-on des contrats qui génèrent la plupart des références d’une source spécifique ou unique ?
Il faut réfléchir aux besoins et aux motivations de son public cible. Le client ou le patient fait-il appel aux services directement, ou quelqu’un le fait-il en son nom (par exemple, pour les clients pédiatriques ou gériatriques) ?
Il peut être très utile d’élaborer des stratégies pour renforcer ses relations avec les sources de référence, en particulier si sa base de clientèle repose fortement sur ces références. Il est important d’établir des relations significatives avec ses sources de référence en instaurant un climat de confiance et en supprimant les obstacles aux références. Pour ce faire, il est important de comprendre la personne derrière les références et de nourrir intentionnellement les relations celle-ci.
L’envoi d’un rapport de congé pour tous les patients qui ont été référés à sa clinique est une bonne pratique. Cela permet non seulement d’informer le référent des résultats obtenus par le patient, mais aussi de l’informer sur toute la gamme d’interventions et de services que l’on propose (par exemple, un médecin généraliste peut ne pas savoir qu’un physiothérapeute peut proposer de l’hydrothérapie ou de la physiothérapie pour la santé pelvienne).
Lorsque l’on élabore une stratégie de marketing, il convient de l’aligner sur ses objectifs et son public cible. Il est important de mettre en évidence les services que l’on propose, son lieu et son expertise.
Dans le cadre de sa stratégie de marketing, l’entreprise doit veiller à ce que le parcours du client soit fluide, du premier contact jusqu’au congé, et à créer un environnement physique confortable et attrayant pour les clients.
Les médias sociaux peuvent être un excellent moyen de renforcer l’identité de sa marque si leur utilisation est autorisée par les règles de marketing de som organisme de réglementation. Il peut être utile d’investir dans un site web professionnel avec référencement SEO (« search engine optimisation ») pour une meilleure visibilité. Si l’on n’est pas familier avec le marketing, on peut envisager de faire appel à un conseiller en marketing.
Une structure d’entreprise est la forme juridique sous laquelle une entreprise exercera ses activités. Le type d’entité choisi aura une incidence sur la fiscalité et les responsabilités juridiques. Il est important de bien réfléchir à ce choix, car il aura une incidence sur les accords entre les parties prenantes de l’entreprise.
Quelques structures d’entreprise courantes sont résumées ci-dessous.
Dans ce modèle, il n’y a pas de distinction juridique entre l’individu et l’entreprise – l’individu est l’entreprise. Cela signifie que l’entreprise n’est pas une entité juridique distincte et que l’individu est personnellement responsable de tous les aspects de l’entreprise, y compris les dettes ou les problèmes juridiques.(10)
Ce modèle implique que deux personnes ou plus partagent les ressources, les profits et les pertes, conformément au contrat d’association. L’entreprise elle-même ne paie pas d’impôt sur le revenu; les bénéfices sont distribués aux partenaires, qui paient alors l’impôt sur le revenu des particuliers. Les partenaires partagent également la responsabilité personnelle des dettes de l’entreprise.(10)
Un contrat d’association doit être rédigé avec l’aide d’un conseiller juridique. Ce contrat doit couvrir des éléments clés tels que(10) :
Une société par actions est juridiquement distincte de ses propriétaires et offre une protection limitée en matière de responsabilité. Cela signifie que le patrimoine personnel des propriétaires n’est généralement pas compromis. Cependant, le démarrage et la gestion d’une société peuvent être complexes et il est important d’obtenir des conseils juridiques et financiers pour déterminer la meilleure structure pour une entreprise.(10)
Chaque structure d’entreprise a ses propres implications financières et fiscales. Il est important d’étudier ces implications avec un professionnel compétent (par exemple, un comptable). Parmi les éléments clés à prendre en compte figurent les obligations fiscales. Il faut savoir quand les impôts sont dus, quel est le montant à payer et où l’on peut obtenir des conseils. Le propriétaire d’une entreprise est responsable de la gestion et du paiement des impôts, contrairement à un salarié, pour lequel les impôts sont généralement déduits automatiquement (par exemple, la retenue de l’impôt sur le revenu à la source).
Dans certains pays, les agences gouvernementales offrent des conseils et un soutien en matière de fiscalité. On peut utiliser ces ressources gratuites avant de payer pour obtenir le soutien par des entreprises privées.
Il est important d’obtenir des conseils sur les tranches d’imposition et les codes des impôts qui s’appliquent à l’entreprise, y compris les seuils de revenus pour les différentes obligations fiscales. Certains pays peuvent également imposer une taxe sur la valeur ajoutée (TVA), et il est nécessaire de savoir si son entreprise peut être considérée comme un commerçant TVA. Cela permettra de déterminer si les coûts de la TVA peuvent être transférés aux clients ou si l’entreprise doit absorber ces dépenses. L’équilibre entre ces responsabilités fiscales et les règles de facturation qui régissent la profession est essentiel pour la planification financière.